オフィスデザインを考えるとき、コンセプト決めが重要な理由とは?

オフィスづくりを失敗してしまったがために、再挑戦したいとのご依頼をいただくことが多々あります。

5 OCT 2021

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オフィスづくりを失敗してしまったがために、再挑戦したいとのご依頼をいただくことが多々あります。弊社としてはありがたいお話ですが、お客さまからすれば「やり直し」。費用も無駄になってしまいますし、できれば避けたいケースです。いったいなぜ「失敗」を招いてしまうのでしょうか?

1.見切り発車は失敗する


出典:https://www.officelovin.com/

「つい最近完成したばかりなのに、あまり評判がよくない…」
「インテリア好きの有志が集まってデザインしたのに、オフィスが使いづらい…」

オフィスデザインの現場にいると、このようなお悩みに数多く直面します。せっかく時間とお金をかけてつくったオフィス、またやり直しになるなんて、すごくもったいないことですね。もちろん誰しも「もったいない」と思うので、大抵は我慢して、しばらく使ってみようとします。

「時間とともに慣れてくるだろう…」と言い聞かせながら2ヵ月、3か月…

ついに我慢できなくなったころ、オフィスのつくり直しを決意。デザイナーに駆け込んでくる企業さまの大半が、「半年~1年前に新しくしたばかり」とおっしゃいます。

なぜ、このような「失敗」が起こるのでしょうか?
その原因はズバリ「見切り発車」。
・見た目ばかり重視して使い勝手は二の次だった
・麦僊としたイメージだけで作業に入ってしまった
・作業内容に対して十分な時間を得られなかった
辛辣ではありますが、失敗談を聞くとこのような理由が浮き彫りになってくるのです。

2.まず問題点を徹底的に洗い出す


出典:https://midi-photography.co.uk/

オフィスの事例集を見ていると、つい早くデザインの段階へ飛びつきたくなってしまうもの。ですがその前に、なぜ今オフィスをデザインすべきなのか、問題点を徹底的に洗い出すことから始めましょう。
(新オフィス設立時であれば規模や従業員数・人の流れ(動線)を予想して考えます)

●従業員や設備(機材・休憩スペース・トイレなど含む)の増減

・適切な面積の物件へ移転すべきか
・配置換えやリフォームで対応できるか

●コミュニケーション促進

・他部署の者どうしでも気軽に集まれるオープンスペースを作る
・配色や調光を見直して明るく風通しのよい雰囲気を作る

●自社のブランド力向上

・コーポレートカラーを取り入れる
・看板やエントランス、商談スペースのイメージアップ

●社内パフォーマンス向上

・通路(動線)で困っている点がないか
・疲れにくくストレスフリーなオフィスにしたい

これらはほんの一例ですが、オフィスを新しくしたいと思うからには、何かしら問題があるからなことは確か。
「今回のデザインにおける必須事項」を先立って決めておくことが大切です。

3.自分たちがオフィスに何を求めているのかを徹底的に洗い出す


出典:https://www.officelovin.com/

「問題点」が必須事項であるならば、次に決めるのは「+アルファ」のオプションです。
絶対に変えなければならない点に加え、どういった要素が付け加えられれば、よりよい環境になるのかを洗い出してみましょう。
この段階では、実際に働く現場の人々から意見を聞くのがベスト。
生の声が反映されることで、より一層理想形態に近付けることが可能です。

・連携が多い部署の部屋が遠いのは不便
・チームワークと個別作業でスペースを分けて集中できるようにしたい
・PCモニターがチラつきにくい照明にしたい
・商談スペースに自社製品や資料を飾る棚がほしい
・プライバシーの観点からトイレの場所や扉が気になる
・来訪客を案内しても恥ずかしくないトイレにしたい
・休憩スペースの座席の感覚にゆとりがほしい
・什器がありすぎて掃除がしにくい
・現状のデザインでは古臭さを感じる

文字通り「洗い出し」なので、できれば正直な意見を集めたいところ。直接意見交換するにははばかられる…といった場合、アンケート形式にするのがよいでしょう。先の問題点と、これらの改善希望が合わさると、いよいよ新しいオフィスデザインの方向性が見え始めます。

4.コンセプトを策定するポイントとは?


出典:https://midi-photography.co.uk/

さて、ここまで来たらいよいよコンセプトの策定段階です。ところでオフィスデザインにおける「コンセプト」とはなんでしょう?よく事例集で「おしゃれなカフェのようなオフィス」「ラグジュアリーホテルのようなロビー」…といった具合の見出しを目にすることがあるかと思います。

ですがこれらはあくまでデザインの「テイスト」を表すものであり、コンセプトとは異なります。

オフィスデザインのコンセプトとは、その空間をもって「伝えたい事、実現したい事」そのもの。

例えば、美容関係の企業であれば、美しさ・特別感や親しみやすさを、IT企業ならばスピード感やテクノロジーを感じられる近未来的な様を…といった具合に、業種のイメージやホスピタリティを表現していきます。

仮に、医療機器を扱うメーカーであるにも関わらず、薄暗い雰囲気を醸し出していたとしたらどう思われるでしょう?一般的には、明るく健康的で清潔さを感じられるオフィスのほうが、しっくり来るはずです。(もちろんあえて斬新なデザインを採用して注目を得る狙いなど、例外も存在します)

ブランドイメージを反映させ、自社の得意分野や経営理念を社会に知ってもらうためにも、なるべく明確なコンセプトを設定しましょう。

そこへ先ほど挙げた問題点や求めていることを付け加えると、おのずとデザインの「テイスト」も浮かび上がってくるはずです。

5.結果として社員が受けられるメリットとは?


出典:https://www.unispace.com/

明確なコンセプトの醍醐味は、外へブランドイメージが発信されることだけではありません。
中で働く社員にとっても、たくさんのメリットが存在します。

●帰属意識が芽生える

社員にとって日々の仕事は、必ずしも新しい内容ばかりではありません。
ついマンネリ化してしまいがちな時期でも、オフィスそのものが企業コンセプトを体現していれば、常に自社の理念や目指しているものを意識できるようになり、モチベーションに繋がります。

●労働環境の改善・生産性の向上

問題点や求めていることが解決したことにより、今までよりも快適にオフィス生活を送ることができるようになります。
使い勝手のよくなったオフィスでは、今まで以上にパフォーマンスが発揮され、設備の充実により仕事中も休憩中もストレスフリーに。

●新しいアイディアの源になる

イマジネーションは余裕があってこそ発揮されるもの。
帰属意識と生産性の向上により、従来であれば余裕がなかったり、考えつかなかったような新たなアイディアが生まれやすくなります。

●ウェルネスな労働環境

キレイに生まれ変わったオフィスは汚れひとつなく、掃除や手入れもしやすいはず。
清潔さはもちろんですが、整った空間は視覚的にも安心感が得られ、目への負担も軽減されます。

■6.コンセプト決めの段階からオフィスデザインのプロに依頼するのがベスト!


出典:https://www.unispace.com

つい最初に思い浮かべてしまう「カフェ風」「モダン」「ポップ」などの要素は、実はコンセプトありきで初めて成立するものです。そう考えると、ただ美術やインテリアのセンスがあるだけでは、なかなか難しい問題。冒頭では失敗例に触れましたが、専門家でないものが実践しようとなると、ほぼ失敗は酒られないことといっても過言ではありません。

しかし企業としては、オフィスデザインという費用のかかる件が失敗するとなると、損失も大きいはず。もったいない事態を避けるためにも、コンセプト決めはオフィスデザインにプロに依頼するのが安心です。

「やり直し」で予算面が不安な場合でも、現状改善のアレンジがほどこせる可能性もあります。
諦めてしまう前に、ぜひ一度専門家に相談してみませんか?

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