これはいうまでもなく、社員数と会議室やミーティングスペースの需要と供給のバランスが取れていないからです。解決するための方策はないのか？いざというときの対処法などを含め、以下にまとめてみました。
目次
1.いつか必ず、社内にある会議室やミーティングスペースだけでは足らなくなる
3.そもそも「会議室やミーティングスペースを押さえること」が仕事になっていないか？
5.オフィスの外にも喫茶店やカフェなどの「外部会議室やミーティングスペース」を確保しておく
6.屋上や非常階段、喫煙室といった「即席会議室やミーティングスペース」を有効利用しよう！
7.会議室やミーティングスペースは「ちょっと多くない？」くらいがちょうどいい
1.いつか必ず、社内にある会議室やミーティングスペースだけでは足らなくなる
「ウチは少人数だから大丈夫でしょ」。いえいえ、そんなことはありません。2人以上集まれば、会議室やミーティングスペースが足らないという状況が必ず訪れます。それも、重要な案件だったり、気を遣わなければならない相手だったり…。マーフィーの法則のごとく、それは「よりにもよって」というときに限って起こるから不思議なものです。しかし、そのときになって慌てても遅いのです。
この機会に「会議室やミーティングスペースと猫のトイレはいまあるモノにひとつ追加くらいがちょうどいい」と覚えておいてください。いま、空前の猫ブームです。一般社団法人ペットフード協会によると、平成27年度の推計飼育頭数は、「犬:991万7千頭、猫:987万4千頭」です。犬の飼育数が減少傾向にあるとのことで、近年のうちに逆転する可能性もあります。
散歩に連れて行かなくていい。1匹でもお留守番ができる、猫ならではの愛らしさ…等々、理由はさまざまでしょう。そんな猫ですが、大のきれい好きで知られています。汚れているトイレでは排泄行為をしてくれず、抗議の意味合いで粗相をします。猫は足元が柔らかいところで排泄するので、家族の布団が犠牲になることもしばしばです。そのセーフティーネットとして予備のトイレを用意しておくのです。ここが汚れているならもうひとつ…と猫の方で判断し、用を足すのです。
2.急に社員が増えたときは特に要注意！！
短期間に社員が増えたときは特に要注意です。ただでさえ人が増えてオフィスが手狭になってくるわけですから、必然的に打ち合わせが増えて会議室やミーティングスペースが足らなくなります。そうなるとよく起こるのが、担当者のデスクで打ち合わせというお決まりのパターン。狭い場所にぎゅうぎゅうに押し込められての打ち合わせは思うように資料が広げられず、通路を他の社員がすり抜けることもあるでしょう。なんだかオフィスにいながらにしてエコノミー症候群になりかねないほど。こういう事態は避けたいものです。
後述しますが、どうしてもオフィス内で会議室やミーティングスペースが確保できない場合、外で行った方がスムーズな場合も多々あるでしょう。こういう場所をいくつか押さえておくこともお忘れなく…
3.そもそも「会議室やミーティングスペースを押さえること」が仕事になっていないか？
よくいわれる「仕事のための仕事」です。いつの間にか、会議室やミーティングスペースを押さえることが仕事になっていませんか？社員専用のサービスやイントラネットなどで枠を押さえる場合、メンバーのスケジュールと会議室やミーティングスペースに空き時間がなかなかマッチングせずにイライラ…。そんな経験はありませんか？
筆者が勤めていたあるIT企業では、社員向け専用ページで会議室やミーティングスペースを押さえる仕組みでした。ちょうど、googleカレンダーのような仕組みです。打ち合わせの人数が増えれば増えるほど、また役職が上になればなるほど、メンバー全員のスケジュールを押さえるのに一苦労でした。やっと足並みが揃ったかと思うと、今度は会議室やミーティングスペースがどこも空いていない…。何度もそんな状況になり途方に暮れたこともありました。
そういう場合どう対処したかというと、先に会議室やミーティングスペースを押さえている社員の方(社員数が多かったのでほとんどの方は面識がありません)に内線や直接お願いに行って、希望している枠を譲ってもらうよう頼み込むのです。大抵は快く譲ってくれますが、その際には相手の分の枠を確保したうえで相談するのが鉄則です。「押さえている時間を譲って。でも他の空き時間はそちらで探して」では、あまりにも不誠実ですし、下手をすると譲ってくれません。ここは誠意をもって、必ず代替案を用意したうえで交渉しましょう。
4.他の社員には聞こえたらまずい会話もある、ということ
会議室やミーティングスペースを使う理由のひとつに、機密性の高い情報を扱うことも考えられます。契約事項や金額面、プライバシーなど。仕事をするうえで、デリケートな情報を扱うことは避けられないものです。また、中途入社の面接を行うこともあるでしょう。
筆者も経験があるのですが、ある企業で面接を行った際にオフィス内の会議室に通されました。この会議室、密閉型ではなく、天井部分が空いていました。つまり、オフィス内に会議室での会話が筒抜けなのです。社長さんは声が大きい方なので、ギャランティなどの条件面もおそらくは社員の方に筒抜けだったはずです。これはさすがに参りました。結果的に内定をいただけることとなりましたが、(このことが直接の理由ではありませんが)丁重にお断りいたしました。
5.オフィスの外にも喫茶店やカフェなどの「外部会議室やミーティングスペース」を確保しておく
出典：http://cafe-room.com/about/
妥協案として、またオフィス内で会議が重なったときの打開策として特にオススメしておきたいのが、「外部会議室やミーティングスペースを確保しておくこと」です。都心部であれば、10分も歩けば何らかのカフェや喫茶店があるでしょう。郊外であっても、クルマで移動すればファミレス等の飲食店が見つかるのではないでしょうか。
社内外のデリケートな内容(いわゆる機密性の高い情報)が絡むことも少なくないでしょう。1つといわず、複数の店舗を確保しておくことを強くオススメいたします。その理由として、「混んでいて満席の可能性がある」、「他の社員とバッティングする可能性がある」、「打ち合わせの相手により、喫煙、禁煙の店舗を使い分ける必要がある」、「隣の席との距離が近すぎる」等々が挙げられます。それぞれの条件にマッチしたカフェや喫茶店、ファミレスなどをオフィス内で共有しておくと、いざというときに「打ち合わせ場所がない！」と屋外を歩き回ることも少なくなるでしょう。
それともうひとつ。社内で共有するということは、他の社員とバッティングする可能性も高まるわけです。自分だけの秘密(？）の会議室やミーティングスペースとなる店舗を確保しておくこともお忘れなく…。
6.屋上や非常階段、喫煙室といった「即席会議室やミーティングスペース」を有効利用しよう！
ト忙しくて外に出掛ける時間がない、経費を抑えろとうるさく言われている…等々。会議ひとつとってもなかなか思うようにいかないことも少なくないでしょう。ウチだけ？と思うかもしれませんが、そんなことはありません。些細なことでも企業の規模感や業種を問わず、多くの方が似たような体験をしています。大丈夫です。辛い思いをしているのはあなただけではありませんから…。
そんな理不尽な業務命令を受け入れざるを得ない方向けの提案として、屋上や非常階段、喫煙室といった「即席会議室やミーティングスペース」を有効利用しましょう！とお伝えしたいです。これは社内向けの軽めな打ち合わせや、親交のある外部ブレーンの方など、失礼のない関係の方であれば、ざっくばらんな打ち合わせができて一石二鳥のときもあります。
しかし、多くの場合は資料を広げるスペースがありません。iPadなどのタブレットを使い、雑談やブレストレベルならぎりぎりセーフかもしれませんが、あくまで簡易的なものと考えて利用するのがよさそうです。しかし、こういう場所で打ち合わせ(雑談？)していると、いいアイデアが浮かぶこともしばしば。意外と侮れないものです。
7.会議室やミーティングスペースは「ちょっと多くない？」くらいがちょうどいい
出典：http://www.av.net.au/downloads/bonus_material/issue_7/extras.htm
限られたオフィスのスペースを会議室やミーティングスペースにあてがうということは、必然的に社員が座るデスクのスペースが減ることを意味します。貴重なスペースであることは百も承知のうえで申し上げますが、会議室やミーティングスペースは「ちょっと多くない？」くらいがちょうどいいということを覚えておいてください。
しかし、現実問題として、デスクの配置を社内の人が担当したら必然的に社員用のスペースの確保を最優先とするでしょう。それは間違いではありません。つまりはバランスの問題なのです。ひとつの提案として、客観的に見られる第三者の視点、つまりはオフィスデザインのプロに頼るのもひとつの手法です。当然費用が掛かるわけですが、これを投資と考えてみてはいかがでしょうか？社内外に自慢のできるオフィスであれば、結果的に効率的かつ居心地のいい環境が整えられる絶好の機会となり得るのです。