リモートワーク(テレワーク)時代のオフィスのあり方とは

目次

• 1.インフルエンザやコロナウイルスなどからオフィスや従業員を守るには？
• 2.リモートワーク(テレワーク)のメリット
• 3.リモートワーク(テレワーク)のデメリット
• 4.リモートワーク(テレワーク)を導入する際に必要な設備とは？
• 5.リモートワーク(テレワーク)にも対応したオフィスとは？

1.リモートワーク(テレワーク)の定義とは？

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出典：https://fee.org/

そんなリモートワーク(テレワーク)、元々フリーランスや個人事業の人にとっては、そんなに目新しいものではないと思えるかもしれませんが、まだまだ多くのサラリーマンたちにとっては不慣れなもの。

今回のウイルス騒動で初めてやらざるを得なくなり、右往左往しながら切り替えている…というのが現状でしょう。ですが思い切って導入すれば、以下のようなメリットが感じられるはず。

・“通勤時間”というロスが減る

これは通勤時間が長い人ほど、ライフワークバランスを保ちやすくなるという利点があります。特に都市部の異常なほどの満員電車は、朝からストレスを抱えてしまう一番の要因といっても過言ではないでしょう。

また、企業側にとっても従業員への交通費支給が不要となり、コスト削減に繋がります。

・家事や育児・介護と並行しやすくなる

子育て支援もそれなりに浸透してはいるものの、出産後1年で復帰しなければならないパターンがほとんどです。産後の生活は何もかもが新しいことばかりでドタバタしがち。休暇末期には保育園探しにも奮闘しなければなりません。そんなうちに1年なんてあっという間に過ぎてしまうもの。子供が保育園に入れてからも、お迎えの時間にはどうしても親が出向かなければなりません。

また、要介護の家族を持つ場合、じゅうぶんな予算でもない限り、最低限の公的支援しか受けられません。定年を待たずしてやむなく離職・転職しなければならない人も多く、さらにその後、家計が火の車となってしまうパターンも…。

ですが在宅でこれまで通りの仕事ができれば、これまで通りの水準で収入が得られ、なおかつ家のことにも時間を使うことが可能となります。

・緊急時のフォローがしやすくなる

みんなで1つの拠点に固まって仕事をするということは、万が一その拠点に何らかのトラブルが発生した際、そこで全体の業務が一時停止してしまいます。トラブルの大小はさまざまですが、震災・天候による交通機関の麻痺、サーバーや設備などの致命的な故障…今回のコロナウイルスの場合でも、もし社内で感染者が出てしまった場合、一時的にオフィスが使用不可になりかねません。

そんな際、従業員どうしがバラバラの場所にいるお陰で、トラブルと無縁の者がただちにバックアップすることが可能となり、共倒れを防ぐことができるのです。

3.リモートワーク(テレワーク)のデメリット

出典：https://phz8.petinsurance.com/

ライフワークバランスや、家族との付き合い方にも好影響が見られるメリットの反面、“仕事”と割り切るにあたり、やや不便なこともあるようです。

・時間配分がしにくくなる

煩わしい通勤から解き放たれ、プライベートに割ける時間が増えた…と思いきや、案外ONとOFFをどこで切り替えればよいのか、わからなくなってしまうもの。会社にいれば時間単位で早出・定時・残業といった明確なくくりがありますが、在宅勤務となると、仕事も休憩も個人の自由。“ながら”で家のことも並行できるようになってしまうため、かえってそれがタイムテーブルを崩してしまい、切り上げ時がわからなくなってしまうのです。

・モチベーションが低下する

まだまだリモートワークに不慣れな傾向にある日本人。「皆勤賞でなんぼ」といった精神も強く根付いているのもあり、プライベート色のもっとも強い“自宅”という空間では、どうしても士気が高まりません。

周囲の目もなくなるため、仕事に取り組んでいる最中の姿勢を評価してもらうのも困難ですし、企業側もどのようにして業務管理をすればいいのかも悩みどころ。
言い方は悪いですが、オフィスにいるよりは“サボリ”やすくなってしまうのです。

・導入に際する教育およびコストが発生する

今回のように急にリモートワークが要請されると、今まで使ったことのないアプリケーションが必要になってくることがあるでしょう。デジタルネイティブの若い世代ならば、ただち順応することも容易ですが、年配社員の場合どうでしょう。「ウチの管理職はこぞってデジタルがダメで…」なんていう嘆きも耳にします。

必要なツールの使い方を教える手間がかかるのと、データ化やネットワーク構築が不十分な場合、整備するためのコストが発生。先行投資として後々結実できればよいですが、始めは時間とコストの問題に直面しがちです。

4.リモートワーク(テレワーク)を導入する際に必要な設備とは？

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前項であげたメリット・デメリットはメインのほんの一部。ですが現在の状況下だからこそ、多少のデメリットこそあれど、可能であればどんどん取り入れていくべき時代かと思います。
それでは、導入にあたりどのような設備が必要となるのでしょうか？

・デバイス

これなくしてはリモートワークが成り立ちません。中にはスマホ1台でビジネスができるというつわものがいるのも確かですが、大半の業務ではやはりPCか、最低限タブレットが必要となってくるでしょう。

職場でPCを使用していても自宅には持っていない、もしくは自宅用ではスペック不足であるというケースも意外とあるので、まずはリモートメンバーが必要なデバイスを所持するところからがスタートです。

・安全なネットワーク環境

普段ならば社内で厳重に管理されているデータでも、リモートワーク導入ともなれば社外持ち出しの必要に迫られます。そこで情報流出を防ぐ責任が生じるわけですが、当然一番重視されるのはセキュリティ面でしょう。

在宅や出先で接続する場合、従業員ごとにどのようなネットワーク環境から接続するかが異なります。このあたりの情報に疎い場合、フリーwi-fiが飛んでいるからと安易に接続して業務をすれば、企業の極秘情報の漏洩やウイルス感染の危険が。

業務でネットワークに接続する際の、ルール作りを明確にする必要があります。

・リモートツールの導入

これに関しては、現在ではさまざまな便利ツールが提供されているので、あまり心配はいらないでしょう。日中のやりとりをチャットやオンライン通話でおこなったり、共有したいデータをクラウド上でタイムリーに閲覧可能にしたり、もっぱらリモートワークのベースとなります。

コミュニケーションのみに特化したものから、勤務時間やタスク管理をお助けしてくれる機能など、アプリケーションごとにさまざまな特徴がありますので、業種ごとに必要なサービスがまかなえるものを導入しましょう。

・モチベーション

設備とは異なりますが、やはり不慣れな事態を乗り越えるにはコレも必須。家ではどうもやる気が…という人は、いっそ“出社気分”を味わうために、普段の通勤スタイルに近い服装や髪形にしてみてはいかがでしょう？

また、今は一斉休校中なこともあり、家で子供の面倒を見ながら仕事をせざるを得ない人も多いでしょう。そんなときは、大人が働く間は子供も隣で宿題…遊びやごはんタイムになったら仕事・勉強道具はキッパリ片付ける！というように、親子で“時間割”を決めてメリハリある生活を送るのもおすすめです。

5.リモートワーク(テレワーク)にも対応したオフィスデザインとは？

出典：https://officeinsight.com/

業種次第でもありますが、もともとリモートワークへの順応性が高い企業には、オフィス構造にちょっとした特徴を兼ね備えていることが多い傾向です。

例えば上の画像のように、群れを成す“オフィス”という場でありながら、1つのデスクに捉われることなく働けるレイアウトを導入している企業。

こうしたオフィスに勤める人々にとっては、席を離れていても社内ネットワークをうまく活用しながら仕事に取り組むことに慣れています。

今はコロナ対策でのリモートワーク推進が最優先事項ですが、こうしたオフィスデザインは、将来世間が“ライフワークバランス”を一層重視するようになった際、きっと真価を発揮してくれますよ。