社内ではよくある会議の風景、でもその会議「こんなこと話し合っても意味がない。」や「早く自分の仕事に戻りたい」など表には出さなくても思ったことがあるのではないでしょうか？原因としては、アイデアを出しても特にレスがないことや、意見がでないため活気がうまれないなど会議に進行方法を知らない方は多いと思います。今回は会議についてうまくいく方法についてご紹介したいと思います。
１．アイデア出しの促し方
会議で意見がでないことや、アイデアがでないという状況はどの企業でも少なくありません。これは出席している社員などが悪いわけではなく、会議を仕切っている中心人物に責任があるのです。会議は主に報告や伝達などの役割を果たす「報告型会議」とアイデアや、意見をまとめるための「創造型会議」この２つの目的にしか分けられません。前者の報告型会議は事実や情報をそのまま発言すれば良いのですが、「創造型会議」ではアイデア出しが中心となるため、大抵がいいアイデアも出せず終わっていくのが通例ではないでしょうか。
そもそもアイデアと何なのでしょうか。ジェームス W.ヤングは５段階のプロセスがあると論じています。
第一段階 資料集め
ヤングはこの資料集めを飛ばして第四段階に行く人が多いと嘆く。彼によれば、「製品と消費者に関する特殊知識」と、「人生とこの世の種々様々な出来事についての一般的知識」のふたつの知識が必要だという。新しいアイデアはこのふたつの知識の組み合わせから生まれるからだ。
第二段階 資料の咀嚼
資料を咀嚼して理解する段階。ここで、仮のアイデアが生まれてくることもあるが、まだ不完全である。いくら不完全であっても、メモを残すことを推奨する。ちなみにこのブログのこうしたエントリーも、資料の咀嚼段階のメモである。
第三段階 アイデアの孵化
一度、考えることをやめる。「できるだけ完全にこの問題を心の外にほうり出す」とヤングは言う。その代わり、「何でもいいから自分の想像力や感情を刺激するものに諸君の心を移すこと。音楽を聴いたり、劇場や映画に出かけたり、詩や探偵小説を読んだりすることである」という。
第四段階 アイデアの誕生
資料を頭に入れ、リラックスした状態である第三段階を経て、アイデアの誕生となる。ひらめきと言われる瞬間である。この状態は急にやってくるのではなく、第三段階までの準備があって初めて起こるのだ。
第五段階 アイデアの具体化
最後はアイデアの具体化のプロセスである。個人的には、この段階でもかなりのアイデアが求められる。第一段階へと立ち戻ってループを描くことも多い。
つまりアイデアとは既存の知識を組み合わせることでしかないということなのです。今までの経験値を組み合わせて発想するこれしかないのです。ですので突然ひらめくなんてことはあり得ないわけであり、会議でもひらめきを期待するのではなく、それぞれの今までの経験値を引き出すようなマネジメントをしなければならないのです。例えば転職者がいる場合は他業界のことを聞き出したり、今までの考え方と全く逆に考えたらどうか、プライベートでも関連した課題はないかなど違う方向からの質問テクニックも必要になってくるのです。
２．会議での結論の出し方
会議では、結論をどのように出せばそれが結論なのかがわからないという声が多くあります。会議での結論の決め方の主なものは以下となります。
・多数決
・議論で合意
・評価、達成後の方向性
会議の最初にどのような方向性、結論を出すことがこの会議の目的ですということを参加者全員と共有しておきましょう。
また、人には発言をするタイプと発言を躊躇するタイプがありますので、必ず発言するように決めて、一人あたりの発言時間を決めておきましょう。全員の意見を吸い上げるにはそのようなマネジメントも必要になってきます。
３ ．会議のまとめ
会議が白熱すると、多様な意見が出てきます。その出て意見をうまくまとめなければ出した意見やアイデアが無駄になってしまう可能性も。そのような意見をまとめるにはどのようにしたら良いのでしょうか。それはまず感情的になってはいけません。会議をする相手は同じ会社の同僚が多いと思いますが、対立を恐れてはいけません。また、多様な意見を出してみると、特に決めなればならないことや合意を得なければならないことと、そうではないことがでてきます。多様な意見の中で何が一番重要な部分なのか、話題があちこちにずれていかないようにコントロールをする必要があります。そんためにはホワイトボードなどを利用して意見やアイデアの書き出しして見える化する必要があります。そもそも新しいことをやろうとしたときに、何が正解で、何がうまくいくかは参加者全員がわからないのです。まずは会議でその段階での最善策を決定し、実行する。そうすると必ず問題点が出るのでまた会議で問題点を洗い出す。この繰り返しなのです。