オフィスデザインを依頼するとき、信頼できそうな業者の見極め方とは?

オフィスを一新する機会。起業したとき、移転をしたとき、従業員数が増えたとき…

25 OCT 2020

目次

なにかしらのターニングポイントがきっかけとなることが多いかと思います。頻繁にあることではないからこそ、どの業者に依頼したらいいかが悩みどころ。納得いく仕上がりにするためにも、最初の業者選びが肝心です。

1.インターネット上の口コミはアテになるのか?やはり王道は紹介?


出典:https://www.freepik.com

「オフィスデザイン」と検索するだけでも、実にたくさんのデザイン会社がヒットします。まず業者HPを覗いてみれば、さまざまな施工事例やノウハウ、お客様からの声など、いいこと尽くめになっているのは当たり前。ウェブサイトのレイアウトがオシャレだとひと際目を引いてしまうこともありますね。
片っ端から電話をかけて、対応の善し悪しで判断するという手法もありかもしれません。

しかし、まだ下調べの段階では、とりあえず評判収集くらいにとどめておく方がほとんどでしょう。どんな分野にせよ、最も手っ取り早いのは口コミをチェックすること。

ハウスメーカーなどの口コミサイトが存在するので、オフィスデザインも…と思いきや、意外なことに「オフィス」に特化したレビューサイトは、ほぼ皆無なのが現状です。

そこで頼みの綱となるのがSNSの投稿ですが、今度はあまりの情報量の多さから「っどこも似たり寄ったりなのではないか…」と思ってしまうことも。そうなると、知人や取引先などが、過去に依頼したことのある業者を紹介してもらうのが一番リアリティがありそうです。

ですがそんな紹介もアテにできそうにない場合、やはり自力解決していくしかありません。それならば、どういったポイントで信頼できそうな業者を選んでいけば良いのでしょうか?

2.依頼する企業の設立年や規模は重視すべきか?


出典:https://www.childrenfirstamerica.org/

未知の業者の情報収集を始めるにあたり、大抵はまず「会社概要」から信頼度をはかっていくことになります。ここで漠然と、「老舗だから安心」「規模が小さくて無名なのでは…」といった想像を巡らせがち。

しかしながら、オフィスデザインの場合、必ずしも経営年数の長さや資本金・従業員数の多さが実力に繋がるとは限りません。デザイン会社の設立自体、そこまでの資本金がなくても可能ですし、従業員数も少数精鋭で尽力していることだってあり得ます。

それに、設立年が新しいのも、実績のあるデザイナーが独立したパターンがほとんどなのです。ですから、実力面においては、あまり設立年や規模に左右される必要もないでしょう。

ただし中には、デザインのセンスはあっても経営力が乏しい業者も存在します。そうなると最悪の場合、いざ施工が始まってから途中で工事が中断してしまった…なんていうこともあり得ますので、やはり一度しっかりとコンタクトを取り、担当者の対応から不安要素を減らしておくことが大切です。

3.ウェブサイトのデザインや雰囲気、実例集は参考になるか?


出典:https://www.childrenfirstamerica.org/

下調べの段階でやはり気になるのが、デザイン会社のウェブサイトの雰囲気や事例集。オフィスをデザインする“センス”は、ウェブサイトのデザインにも現れると言っても過言ではありません。

さらに美しさに加え、必要な情報へのアクセスのしやすさも兼ね備えている業者が、最も親切といえるでしょう。PCからでもスマートフォンからでもきちんと見やすいメニューが表示されているかも、ポイントが高くなる要素です。

反対に、オシャレでも簡素過ぎて、ただ「お問い合わせください」とだけなっていると、果たしてそれは自信の表れなのか、ウェブ作成が間に合っていないのか、消費者サイドとしては考えあぐねてしまいます。(もちろんそれでいい仕事をするデザイナーさんもいますが…)

それから依頼者が最も必要としているのが、やはり事例集の存在です。そのデザイン会社の力量を知るのに一番便利で、また、ここから最近のトレンドや新たな発見をすることもあるかもしれません。

ただ、1点忘れないでいただきたいのが、事例集の写真はほとんどの場合、完成直後であり、無人の状態で撮影されていること。また、カメラワークや広角レンズなどで、実際よりも広々と感じるように写っていることもあり得ます。

実際には、そこへオフィスの従業員や仕事道具などが加わることになりますから、極端に美化しすぎず、雰囲気を掴む程度に考えておいたほうがよいでしょう。

4.得意分野を即答できるかどうか?


出典:https://officesnapshots.com/

さて、おおかた下調べを済ませたら、実際に業者へ問合せをしてみましょう。経験上では、この段階でそれなりにデザインの方向性が固まっている依頼者さんがほとんどですが、中にはまだどのようなテイストにしたらいいか、複数パターンで迷っている方もいらっしゃいます。

そこで依頼主とオフィスデザイン事務所の相性を判断するのに、「得意分野を即答できるか」を一つの指針としてみてはいかがでしょうか?デザイナーにも個性が存在するので、Aは小規模オフィスが得意、Bは特定の建材を活かしたデザインが得意、Cは海外経験がある…など、得意分野や目の付けどころがそれぞれ異なるもの。

もちろんサービス業でもあるため、極力どのような依頼にも寄り添うべく尽力しますが、やはりどのような疑問にも正直に回答してくれる業者を選びたいところ。

デザイナー在籍数が多い会社であれば、あなたの依頼によりふさわしいと思える担当者を選んでくれるはずです。

5.ワンストップで依頼できる業者に任せるべきか?


出典:https://www.startupguys.net/

オフィスデザインについて調べていると、「ワンストップサービス」という、ちょっと聞きなれないキーワードを目にすることがあるかもしれません。
これは簡単に説明すると、物件探し(新設・移転の場合)・デザイン・工事・引っ越し・什器調達・設置まで、1つのデザイン会社がすべてまかなってくれるシステムを言います。

つまり、お客様側がそれぞれの工程を複数の業者に依頼する必要がなく、デザイン会社だけを窓口とすることで、完成まですべて済んでしまう大変便利なサービスでもあります。

・メリット

煩わしいやり取りが最短の手数で済む。業者間で重複してしまう項目分のコストが削減できる。1社がトータルで手配するため、非常にスピーディな作業が可能。各作業間での意思疎通が図れるため、考案通りの仕上がりが実現。ローンを組む場合、二重ローンを組む必要がない。

・デメリット

オフィス家具などは自分たちで手配したほうが安く済む場合がある。1社が保有するプランに委ねるため、物件の選択肢などが狭くなる可能性がある。
迅速さ重視のため、工程によっては専門外の者が作業する場合がある。トータルで依頼するため、担当者との相性の善し悪しに大きく左右される。

一見便利なサービスですが、窓口が1つであるゆえに、担当者との意思疎通が非常に肝要となるものです。また、お客様側に一部工程のコネやDIY知識がある場合は、そちらに頼ったほうがその分コストが抑えられる場合もあります。

ですが完成までの時間は大幅に短縮できるシステムなので、決め手としては予算や予定次第と言えそうです。

6.最後の決め手は担当者の人柄なのはどの分野でも同じ?


出典:https://www.rawpixel.com/

ウェブでどんなに理想的な施工例を見たとしても、実際に問い合わせた際、いい加減な対応をされたらどうでしょう?実力のある、見た目は素晴らしいデザインだったとしても、やはり担当デザイナーの人柄と相性が合わなければ、もしかしたらその素敵に見える“施工例”も依頼主の理想通りではなかったかもしれません。

オフィスデザインの依頼は、それなりの金額が動くもの。やはり、納得できる仕上がりを叶えるためには、担当者のマネジメント能力と人柄が決め手です。あなたの理想にしっかりと耳を傾けることはもちろんですが、工事担当などの下請け業者とも円滑な関係を築けていないと、後々工事面での手抜きが見つかった…なんていう事態にもなりかねません。

施工例の写真や価格だけに捉われず、できるだけ多くの候補とコミュニケーションをとることをおススメします。

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