出典：http://draftbeer.jp/knowledge/33812/attachment/dsc09150
どれほど忙しい企業でも、また、普段はドライな人間関係のオフィスであっても、部署やチームごとに忘年会を開催するのが一般的ではないでしょうか？ここで頼れる宴会部長がいれば安心なのですが、持ち回り制や新人が忘年会の幹事を仰せつかることも少なくありません。そこであたふたしているうちに12月に入っても開催日が決まっていないとしたら大変です。そこで今回は「2016年の忘年会はゆとりを持って準備する10の掟！」と題して、とにかく一刻も早く、できるだけスムーズに忘年会を開催できるコツをまとめてみました。
1.いますぐに日にちを決めましょう
社内や部署など、オフィスにいる関係者には忘年会の日程を決めてすぐに告知しましょう。すでに複数の忘年会の予定が入っている人も少なくありません。直前になればなるほど皆さんの予定も合わせにくくなります。ここでよくあるのが「では、新年会でも…」というパターンですが、これは正直いってオススメしません。今年1年の区切りです。忘年会で普段言えないことを語り合い、オープンな会話をすることで気持ちの良い年末を迎えるようにしましょう。
2.人数が多い場合は特に要注意！
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幹事が一番悩ましいのはここです。大人数であればあるほど予約が取りにくくなります。大企業であればホテルの宴会場を借り切ってしまいますが、そんな予算をつぎ込んだら上司や社長から大目玉をくらうでしょう(そもそもそこまでは必要ないことが多いはず)。チェーン店系の居酒屋さんなら、座敷の部屋を持っている可能性があります。押し込めば30〜40人くらいは何とかなります。参加者が8人くらいなら何とかテーブルで収まりますが、10人を超える場合は一刻も早く動きましょう。
3.忘年会のピークは金曜日
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忘年会のピークはやはり金曜日です。2016年12月の金曜日は2日、9日、16日、23日、30日です。23日は天皇誕生日、30日はすでに年末年始休業という企業が多いでしょう。そうなると、実質3回しかありません。すでにプライベートで忘年会の予定が入っている方もいるはず。ここで「これは急いで決めないとヤバいかも…」と気づいていただけたと思います。そうなんです。明日でいいか…では手遅れと思ってください。忘年会の日程決めは待ったなしですよ！
4.意外と侮れないのが木曜日
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金曜日で空いている飲食店をとりあえず押さえてしまおうと思い、片っ端から連絡してみたものの、すでに予約でいっぱい…。充分に予想がつきますよね。あるいは、すでに先約があって金曜日は…と断れてしまったり。そうなると、木曜日にターゲットを絞り込んだ方が得策です。木曜日なら、1日、8日、15日、22日の4回チャンス(？)があります。ただ、22日は気の早い企業が仕事納めの可能性もあります。仮に22日に設定するとしたら、いますぐ飲食店を押さえてしまいましょう。
5.簡単に予約が取れるお店は何かあると思え！
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例えば大人数でも電話したらあっさり予約が取れた…。簡単に予約が取れるお店は何かあると思ってください。これは筆者の経験上、決定的な理由があります。1.駅から遠い、2.高い割りに美味しくない、3.路地裏やビルの上層階など、立地面で不理、4.オープンしたばかりで存在が知られていない…等々。12月の繁忙期に暇なお店だとしたら、インターネットの飲食店検索サイトに加えて、自らの足で下見した方が安心かもしれません。確かに出費と手間は掛かりますが、幹事は信用度という、お金では買えないものを背負っていることをお忘れなく…。
6.飲み放題メニューの中身を確認を怠らない！
出典：http://r.gnavi.co.jp/cues5nsu0000/kodawari/
どうにか飲食店は予約できた。食べ物も問題なさそうだ。飲み放題で2時間、会費も明確で一安心…。ここでちょっと待ってください。飲み放題と謳っていても「生ビールは別料金」という飲食店がしばしば存在します。瓶ビールは飲み放題に含まれている
場合もありますが、ビール党にとってはジョッキで飲みたいもの。単価が500円くらい上乗せされることも少なくありません。ここは本当に要確認事項です。
7.ぐるなびや食べログなどの飲食店検索サイトを使いこなす！
出典：http://r.gnavi.co.jp/sp/enkai/?sc_lid=sp_home_zenkoku_top
飲食店検索サイトといえば、ぐるなびや食べログなどの飲食店検索サイトを活用している方も多いのではないでしょうか？オフィシャルな飲み会で活躍するのは断然ぐるなびです。食べログは個人経営のお店も多数含まれていますが、ぐるなびはチェーン店系の飲食店のデータが豊富です。特に大人数で忘年会を開催する予定があるときは断然ぐるなびをオススメします。下記項目で詳しく説明しますが、条件を入力して送信するだけで、多くの飲食店がさまざまな提案をしてくれる便利なコンテンツもあります。ぜひ有効活用してください！
8.お店選びはスーパーらくらく幹事さんをフル活用する
出典：https://ssl.gnavi.co.jp/s_kanjisan/request/
前項でお伝えしたコンテンツが「スーパーらくらく幹事さん」です。これはと思う飲食店に聞いてみたら軒並み予約でいっぱいだった、どの飲食店を選べばよいかまったく検討がつかない…等々、困ったときの「スーパーらくらく幹事さん」です。筆者も、かつて12月第3金曜日にまったく予約が取れず、スーパーらくらく幹事さんを使い、飲食店を決めたことがありました。まったくノーマークのお店が思わぬ良い雰囲気だった…ということもあります。よくあるのが「オープンしたばかりであまりお客さんに知られてない」お店がこのコンテンツを使っていることがあります。それこそが狙い目です
スーパーらくらく幹事さん
https://ssl.gnavi.co.jp/s_kanjisan/request/
8.お店選びはスーパーらくらく幹事さんをフル活用する
参加メンバーの日程調整も大変ですね。メールで確認しているうちに、参加と欠席メンバーが混同して分からなくなった…。そんなことも予想できます。「調整丸」なら、簡単に日程・お店・出欠の確認が取れてしまうのです。エクセルの表のように、多数決でどの項目が一番多いか、一目で分かる優れものです。まるでぐるなびから広告費をもらっているかのようですが、決してそうではありません。ぜひ一度、お試しください(繰り返しますが、ぐるなびの回し者ではありません)。
調整丸
10.開催直前にはリマインドメールを忘れずに
師走の慌ただしさ、年末進行の納期に追われ、誰しもが仕事に忙殺される時期です。忘年会の日程を勘違いしている人が必ずといっていいほど1人か2人はいるものです。そこで、1週間前、3日前、前日の3回を目処に、リマインドメールを流しておきましょう。中にはドタキャンしてくる人も現れます。それを把握する意味でもリマインドメールは必須なのです。ただ、よほどの理由がない限り、前日キャンセルは御法度。キャンセル料を請求されるケースもあるので要注意です。
あのトヨタ自動車工業では、出席の条件として宴会を上手く取り仕切れるかを挙げています。予算内に収めつつ、多くの人のスケジュールを調整し、まとめ上げることはもちろん、お店選びも重要です。宴会当日も参加者を盛り上げ、「ぜひまたやろう」と言わせればしめたものです。まさにひとつのプロジェクトをスタートからゴールまで成功へ導く手腕が問われているのです。
忘年会の幹事は慣れていないとなかなかハードな案件です。しかし、数をこなしコツをマスターすれば、たいていの飲み会を取り仕切ることができるようになります。若手の登竜門的な要素も絡んでいますが、ぜひここは果敢にチャレンジしてみてください。通常の業務では得られない、また今後に必ず役立つ経験となるはずです。