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そこで今回は「オフィスで夏期休暇＆お盆休みに入る前にやっておきたい10のこと」と題して、普段忘れがち、後回しにしがちなものを含めて、かゆいところに手が届くトピックをまとめました。
目次
1.いますぐクライアントやパートナー等々に夏期休暇＆お盆休みを知らせる
9.進行中の案件を1件ずつ付せんに書いて自分のデスクに貼っておく
1.いますぐクライアントやパートナー等々に夏期休暇＆お盆休みを知らせる
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最近では全社一斉に休みとなる場合と、決められた期間(例えば、7月1日〜9月30日までの5日間など)のあいだであれば自由に取得できるケースもあります。クライアントやパートナー企業、フリーランスの方などからすれば、いつ、誰が夏期休暇＆お盆休みなのか分からず、急ぎの案件でメールを送信したら、返信されてきたのが1週間後…ということにもなりかねません。
クライアントやパートナー企業、フリーランスの方にも夏期休暇＆お盆休みがあるはずです。お互いに連絡を取り合い「えっ、明日から休みなんですか？聞いてないですよ〜(泣)」という事態を極力避けるようにしましょう。2016年は、8月13日〜8月16日に加えて、2016年1月1日に施行された『8月11日/山の日』があります。8月11日が木曜日ですから、12日金曜日が有給休暇奨励日というケースもありえます。それともうひとつ、メールの署名(シグネチャー)に夏期休暇＆お盆休みを加えておくこともお忘れなく…。
2.パソコンのデータのバックアップしておく
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日々の業務に忙殺されて、パソコンのデータのバックアップをついつい怠っていませんか？そういうときに限ってハードディスクがクラッシュしたり、OSに不具合が出たり…。夏期休暇＆お盆休みを終えて久しぶりに出社したら、パソコンが起動出来なかったという事態は避けたいものです。
パソコンのデータのバックアップは、習慣づいている方とそうでない方の差があるようです。企業にとって貴重なデータが消失することは何としても回避しなくてはなりません。バックアップの方法がよく分からないという場合は、いい機会なので、社内でパソコンに精通している方に教えてもらいましょう！
3.各々のパソコンのキーボードのクリーニングしておく
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「パソコンのキーボードには、便座の5倍のばい菌が潜んでいる」という説を聞いたことはありませんか？食事をしながらパソコンに触れたりしたまま、何年もキーボードを掃除していないなんてことも少なくありません。本来なら白いはずのキーボードが薄汚れて黒くなりかけていたらもうアウトです！すぐにクリーニングしましょう。
抗菌効果があるウェットシートや、強力な空気を噴射するスプレーなど、便利なオフィス向けのグッズがたくさんあります。デスクトップパソコン用のキーボードをお使いの場合はひっくり返して叩いてみましょう。おびただしい量のゴミがキーボードのすき間からこぼれ落ちてきますよ、きっと…。
4.各々のデスク周りの整理する
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デスク周りの整理？年末の大掃除のときにまとめてやってしまうから大丈夫…。そんな悠長なことを考えていませんか？あと数ヶ月後、仮にあなたのデスク周りが散らかっているとしたら…。その散らかり度合いはさらに加速していくはずです。年末の大掃除にさらっと片付けて、とりあえず終了。そんな光景が目に浮かぶようです。
ここはぜひ、一念発起して夏期休暇＆お盆休み前に散らかっているデスク周りを整理してしまいましょう。2016年後半戦の業務がスムーズかつ気持ちよく行えることは間違いありません。さらには、年末の大掃除が楽になるという効果も期待できます。年末の忙しい時期のイライラの要素を1つでも解消しておくまたとない機会です。
5.オフィスのエントランス周りをクリーニングしておく
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社員が手分けして行うか、それとも総務部あたりが担当するのか。企業によってさまざまなやり方があると思いますが、全社一斉に夏期休暇＆お盆休みとなる場合、ぜひこのタイミングでエントランス周りをきれいにしてしまいましょう。毎日のように就業前に掃除する文化がある企業でない限り、なかなか普段は掃除する機会も少ないのではないでしょうか。
梅雨の時期が過ぎ、屋外から泥やさまざまな汚れを持ち込んできているはずです。加えてこの時期の蒸し暑さ。無人のオフィスは閉め切りになりますから、あまり衛生的とはいえない状況です。夏期休暇＆お盆休み明けに気持ちよく出社できるよう、ここはぜひ役割分担してオフィスのエントランス周りをクリーニングしてください。
6.水回りをきれいにしておく
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トイレや流しなど、夏期休暇＆お盆休み期間中でしばらく使わない場合、水回りもきれいにしてしまいましょう。「きれいにする」…は、クレンザーやトイレクリーナーなどで磨いておしまいではありません。トイレの床の奥や流しの配水管など、普段あまり手を入れない箇所もきれいにしましょう。ゴミの処理もお忘れなく！
それはなぜか？オフィスならではの住環境にあります。オフィスが入居しているビルの築年数が何十年も経っている場合、人間が気づかないようなすき間からあらゆる動物や昆虫が侵入してくる可能性があります。具体的にはネズミやG(お察しください)などです。いちど住み着いてしまったら駆除は困難です。徹夜のときに出くわしたら…凹みますよね。
7.共有の冷蔵庫の中身を整理しておく
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女性は自宅の冷蔵庫をこまめに整理しているかもしれませんが、特に独身男性だと冷蔵庫の中がカオス状態…という方もいるはずです。賞味期限が10年前という調味料が紛れ込んでいませんか？うっかり使ってしまったら夏期休暇＆お盆休みどころではありません。
オフィスで使っている共有の冷蔵庫の中身も、この機会に整理しておきましょう。誰のものか分からない飲みかけのペットボトルや、外部の方が差し入れで持参してくれたお菓子の残りなど。何ヶ月も放置されているものがそのままになっていませんか？カビが生えてしまう前に思い切って処分してしまいましょう！
8.エアコンのフィルターをクリーニングする
エアコンのフィルターをこまめにクリーニングすることで、エアコンが本来の性能を発揮できたり、電気代を抑えられることはだいぶ知られるようになってきました。自宅だと自分自身の懐事情に直結してくるだけに気に掛ける方もいると思いますが、オフィスとなると他人事…というケースも少なくないようです。
ビルの清掃員の方や、メンテナンスを担当している業者さんが代行してくれるのであれば問題ありませんが、小さなオフィスだと、家庭用と同じエアコンを使用している場合もあります。つまり、自分たちで清掃しないと汚れる一方です。まだまだエアコンを多用する時期です。夏期休暇＆お盆休み前に思い切って洗ってしまいましょう！
9.進行中の案件を1件ずつ付せんに書いて自分のデスクに貼っておく
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夏期休暇＆お盆休み前は仕事に追われ、どうにか期限に間に合わせてそのまま休みに突入。1週間後、社会復帰してみると自身のタスクをすっかり忘れていて、思い出すだけで半日が過ぎ、いくつかの案件の連絡事項を取りこぼし…などという経験がありませんか？
オススメは、優先順に夏期休暇＆お盆休み明けに進めなければならない案件を付せんに書き、パソコンのモニターなどに貼っておく方法です。つまり、飲食店のオーダーシートを注文順に並べる感覚です。このときのコツは「できるだけ小分けに、細かく書くこと」です。1週間後にオフィスに出社してすぐに仕事が進められるよう、工夫してみてください。
■10.暑気払い(親睦会という名の飲み会)を開催する
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いわゆる夏期休暇＆お盆休み前の「飲みニケーションのススメ」です。オフィス内の仲の良い方同士で飲みに行くことはあっても、部署ごとや全社での飲み会は忘新年会くらいではないでしょうか。最近はそれすらも簡略化したり、参加を拒否する方もいるそうです。
業務命令などという堅苦しいものではなく、普段交流がない方との接点や、お酒の席だからこそ許される会話もあります。1次会は概ねた2時間程度。さまざまな人と親睦を深める絶好の機会です。急な仕事の依頼や修正、見積もりなど、人間関係が円滑だと何かと頼みやすいものです。ぜひこの機会を有効活用しましょう！