オフィスデザインを工夫することで残業を減らせるか?

昨今進められている働き方改革。中でも推進を急がれている取り組みが「労働時間削減」ではないでしょうか。働き方改革を推進する総務省では、2020年までに「男女がともに仕事時間と生活時間のバランスが取れるように見直す」ことを目標としています。

22 JUL 2017
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ワークライフバランスを良好にするためにも、残業時間を減らすことは急務です。企業では、就業規定の見直しが行われています。しかし、どんなに規定を作り直したとしても、その規定を遂行できる環境がなければ机上の空論になってしまいます。今回は、残業時間削減が実現されやすくなる、オフィスのデザインや環境を考察します。

労働時間削減と企業文化

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働き方改革の中でも一番難しいのが、労働時間削減であるといわれています。

日本では、高度成長時代から長時間の就労が美徳とされてきました。上司が残業していると部下は帰ることができないなどの暗黙の了解を変えることは難しいかもしれません。そんな旧態依然の考えを払拭しようと、多くの企業が労働時間削減に取り組んでいます。

かし、社内規定を改定し、啓蒙しているにも関わらず、企業では残業時間をなかなか削減することができません。

理由は、業務が煩雑で時間がかかる、会議が長引いてしまう、オフィス内が帰る雰囲気にならないなど、業務を取り巻く環境が問題となっているようです。 働き方改革を進めるためには、規則だけではなく環境も変える必要があるのです。

癒しのスペースとテレワークの導入で時短成功

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労働時間を短縮するためには、業務の効率化が必須です。オフィスのデザインや机の配置を集中力が高まるレイアウトにすることで、効率化や生産性を高めることができます。

例えば、デスクを学校のように並べ、一番後ろに管理者を配置するレイアウトは、管理者に始終監視されていると感じるため、集中力が削がれることが知られています。人によっては大きなストレスとなり、うつ病に発展する場合もあるようです。

さらに、管理者に監視されている間は集中できないと社外に出てしまい、管理者が退社したあとで業務を行うという社員もいるようです。これでは管理者が管理しやすくても本末転倒となってしまいます。

人によって集中できる環境は様々です。ある企業では、デスクをチームごと向かいわせに配置。加えて、社内のいたるところに作業スペースを作っています。 相談しながら作業をしたい時にはコミュニケーションが取りやすい自分のデスクで、集中したい時にはそれぞれが好きなところで作業することができます。社内にはwi-fiが完備されているので、テレワークを使ったコミュニケーションも可能です。

オフィスには、観葉植物に囲まれているエントランス、図書館の作業スペースのように区切られたデスク、コーヒーを飲みながら作業ができるカフェなどが用意され、社員は自由に移動できます。

自分に合う環境を選び、コミュニケーションも円滑にすすむオフィスは、ストレスを軽減し業務に集中することができます。結果的に生産性が高まり、残業時間削減につながるようです。

スタンディングデスクとテレワークで会議の時間を削減

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スタンディングデスクは、立って仕事をするためのデスクです。立って仕事をすることは集中力を高め、効率性を上げることができると言われています。

働き方改革を進めているMicrosoftでは、平野拓也社長自らスタンディングデスクを導入しています。従って、社長室での会議はスタンディングです。 立って話し合うことで集中力が上がるため、会議時間が大幅に削減したといいます。

Microsoftが導入しているもうひとつの施策が、テレワークです。同社の会議は、テレワークシステムを使ってどこからでも参加できます。 自分のデスクはもちろん、出張先から、家から、どこ居ても会議に参加できるので、移動時間のロスがありません。

オフィスは、テレワークで仕事がしやすいように、デスクをフリーアドレス化。会議室には大きなモニターを設置しているため、遠隔にあるサテライトオフィスとの会議も可能です。

このモデルは総務省のオフィスにも取り入れられ、同省は「環境を変えれば働き方が変わることを実感している」と発表しています。

強制的に終業時間に帰らせることも必要

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オフィスのデザインそのものではなく、環境を変えることで強制的に社員を帰らなければならない状態にさせている企業があります。

三井ホーム本社の一部の部署では、午後6時になると映画「ロッキー」のテーマ曲が流れます。その結果、この曲が流れた途端に社員たちは帰る支度を始め、続々と退社するそうです。

同社によると、「2014年10月からテーマ曲を流しているが、現在では流す前よりも2〜3割の残業時間削減に成功した」といいます。

また、ウェブ制作会社の「面白法人カヤック」では、「水曜日は19時に会社を消灯する」という、これ以上絶対に業務が続けられなくなるという力技を適用しています。 この消灯により、19時には絶対に終わらせなければならないという意識が働き、結果、他の曜日についても残業時間が減ったそうです。

まとめ

残業時間の削減などの働き方改革を進めるためは、就業時間ではなく、仕事の成果や効率性を評価するという意識改革が必要です。しかし、昔からの文化や慣習があり、難しいところでもあります。

なんとなく帰らなければならない雰囲気」「これ以上物理的に仕事ができない」など、オフィスの環境やデザインを変えることで、行動そのものが変わり、考え方の変化につながります。

長時間労働や休日出勤が当たり前ではなくなる、ワークバランスが実現されるオフィス環境を考えていきたいものです。

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