オフィスをデザインすることで散らかるのを防げるか?

さて、今回のテーマはもしかしたら耳が痛いという方もいるかもしれません。気付けばもうあっという間に年末が差し迫り、「大掃除」の季節が目前です。

16 NOV 2019

目次

1.整理整頓+デザインされたオフィスは散らからない?


出典:http://simplycleanoffices.com/

年に一度、これを恒例行事とする職場が数多くあることかと思いますが、毎年大変な目に遭われてはいないでしょうか…。漠然と「いつかやろう」と思っていると、慌ただしい日々の中オフィス内はどんどん散らかって、後で自分たちの首を絞めてしまうもの。

それを未然に防ぐためにも、常日頃からの整理整頓が大切なわけですが、実はこの部分にも、個人の努力だけではなく、オフィスデザインの善し悪しが関わってくるのです。具体的にどのようなデザインを目指せばよいか、まずは散らかったオフィスのデメリットに焦点をあててみたいと思いますので、ここからいくつ自分たちのオフィスに当てはまる事柄があるかどうか、チェックしてみましょう。

2.オフィスが散らかることのデメリットとは?


出典:https://www.inc.com/

「汚部屋」という造語から派生して、「汚フィス」などと言われてしまう散らかった汚いオフィス…メディアなどで他人事として見るぶんには笑いで済まされるかもしれませんが、実際に自社で起こっていることとなると、真剣に考えなくてはなりません。

実際に、整理整頓がなされていないオフィスでは、どのような弊害が生まれるのか具体例を挙げてみます。

*見栄えが悪い

いうまでもなく、一番はこれに尽きます。日常的にクライアントなど外部の人が出入りする場合、当然のことながら散らかっているオフィスを見れば嫌悪感を抱きます。「いやいや、ウチの事務所には部外者は入ってこないし…」なんていう油断は禁物。

情報化された社会では、社内環境についての話などはいくらでもリークされてしまうもの。就職・転職情報サイトの口コミでも、オフィスが汚いという点で悪い評価を下されている企業を数多く見かけます。

このような類のサイトは、社名を検索すれば比較的上位にあがってきますので、結果として部外者にも知られてしまうことになりかねません。

*作業効率を低下させる

組織というチームワークである以上、時には他人の案件を代打で任されることだってあり得ます。自分のデスクだからと言って、好き放題に散らかしてしまっていると、いざ他のスタッフがあなたのデスクから書類を借りたいときなどに、迷惑をかけてしまいます。

資料がきちんと元の場所に戻されていなかったり、通路に物を山積みにしていたり…忙しさにかまけてついやってしまいがちですが、動線を無駄に増やすことに繋がります。また、脳科学の分野においては、人は視覚的に散らかった様を認識すると、その無秩序な情報量からストレスを受け、注意力の低下や気分障害を引き起こしてしまう可能性があるという研究結果も出ているそう。

*人間関係を悪化させる

作業効率が低下すると、当然のことながら個々の負担が増え、それがストレスに直結します。ストレスを抱える社員が多くなれば、当然社内の人間関係もギスギスするもの。また、大抵この手の問題は、「いつも散らかす犯人」と「いつも片づけ係になってしまう人」が固定されてくるものではないでしょうか?

こうなってくると要注意!日々の積み重ねがやがて大きな不満になると、業務に影響のないレベルでは済まなくなるかもしれません。「人間関係の悪化」と「作業効率の低下」は、改善されない以上無限ループになりえる非常に厄介な問題です。

いかがでしょう?たった3点の例だけでも、これだけの多大なデメリットを含んでいるのです。そしてそもそも、散らかったオフィスに何一つ「メリット」などありません。

3.散らかりやすいオフィスの特徴とは?


出典:https://www.earningdiary.com/

整理整頓しなければならないことはわかっていても、どうしてもうまく片づけられない…。何かと散らかりやすいオフィスの特徴として、収納スペースがないorきちんと機能していないパターンが挙げられます。

収納スペースといっても、大小形状は様々で、広義的は資料室も収納スペースともとらえられますし、本棚・キャビネット、手の届く間近なところではデスクのひきだしなどが当てはまるでしょう。

必要な収納がない場合は新たに用意する必要がありますし、すでにあるはずなのにうまく使いこなせていないのならば、現在どのような使用がされているかを今いちど確認してみましょう。

案外、置き方の向きや積み重ね方の工夫不足で、キャパシティを無駄にしてしまっていることがほとんどです。デジタル化が進む現代でも、まだまだ紙媒体に頼らなければならない場面は数多く、配布資料や冊子類がデスクを占拠してしまうこともしばしばあります。

これらをどう保管するのか、部署内でルールが徹底されていないと「汚フィス」を生む要因に。・古くなったけれど処分できない資料はきちんと期限を定めてデータ化し、社内ネットワーク内で閲覧可能にして印刷物は破棄。

・当番制や「片付け週間」などを設け、定期的に本棚の整理や並べなおしをおこなう。・文具類などの細かいものは、引き出しの中に区分けを作ってその都度所定の位置に戻す。
・収納箇所に誰が見ても明確なラベリングをする。

たったこれだけのルールでも、意外と整理整頓ははかどるものなのです。

4.整理整頓+デザインされたオフィスを創るメリットとは?


出典:https://www.homedit.com/

散らかっているオフィスのデメリットや原因が追究できたところで、さらにデザイン面を向上させると、どのような効果が得られるでしょうか?まず第一に、洗練されたデザインのオフィスなら、自然とキレイに保とうとする意欲が生まれるという点です。

前項にて、個人個人の努力も大切であることをお伝えしましたが、やはり心理的にもベースとなるデザインが優れている方が、整理整頓へのモチベーションが上がるのは言うまでもないでしょう。

私生活においても、新居やリフォーム後など基礎部分がキレイなころは、とりわけ掃除やインテリアにも精が出ますよね。仕事場においてもそれは同様です。さらにオフィスのデザインともなれば、見栄えとともに実用性をも考慮すべきもの。

どんなに美しい内装になったとしても、作業効率が向上しなければオフィスデザインとは言えないのです。「美しく保とうという気持ちになれるデザイン」と「適切な収納を兼ね備えた画期的なデザイン」

この2つが組み合わさることにより、初めて仕事場として最良の空間を手に入れることができるはずです。

5.オフィスデザインのプロなら散らからないオフィスをデザイン可能か?


出典:https://www.officelovin.com/

動線や収納への不満はいくらでもあるけれど、いざ改善しようとなるどどこから手を付ければいいのかがわからない…無秩序なオフィスにイライラしながらも、なかなか妥協点が見いだせないまま時間だけが過ぎてしまう…

多くの方が、こんな悩みに直面するでしょう。思い切って断捨離してみるのもアリかもしれませんが、慣れ切ってしまった空間を客観視することは意外と難しく、かつ日常業務にも追われていると、中途半端なところで企画倒れしてしまうことが多々あります。

実際に我々も、このような状況から依頼をいただいたことが幾度もありました。日々さまざまなオフィスのデザインを手掛けていると、どのお客様でも大抵の悩みどころは同じなようで、もはや「散らからないオフィス」というのはどんな業種であってもマスト案件です。

まず一度、散らかった状態のオフィスをプロに見せてみませんか?その散らかりの原因は何なのか、どこをどうすれば誰もが整理整頓しやすくなるのか…経験豊かな第三者目線をもって、たちまち解決案を導き出すことが可能です。

オシャレで整理整頓もはかどるオフィスを手に入れて、「大掃除」いらずの年末を過ごされてみてはいかがでしょうか?

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