ファシリティマネジメントでのオフィス作り

経営的視点から、コスト削減や業務の効率化にどれだけ影響を及ぼすか、あるいは社員のポテンシャルにどれだけ影響を与えるかという戦略的な意味合いのニーズ多くなっています。

17 NOV 2015
ファシリティマネジメントでのオフィス作り

「ファシリティ」とは、企業などが事業活動を展開するために自ら使用する施設(土地・建物・各種設備)および利用する人の環境(執務空間・居住空間、地域環境など)を包含したものを指します。近年、オフィス作りでも単にスペースを確保することや、かっこいい、美しいといった形容するようなことだけではなく、経営的視点から、コスト削減や業務の効率化にどれだけ影響を及ぼすか、あるいは社員のポテンシャルにどれだけ影響を与えるかという戦略的な意味合いのニーズ多くなっています。

ファシリティマネージメントとは

ファシリティマネージメントは、経営そのものでありファシリティ(施設環境、または空間などを包括的に表したもの)を最適なものにして収益や公益に貢献することを目的とした、経営活動を指します。

土地、建物、設備、インテリア、室内環境、ITインフラなど企業の不動産全体を資源という観点から管理・運営すること。略して「FM」(エフエム)とも呼ぶ。ERPが経営資源として人・物・金・情報の4つを統合的に管理していたのに対し、FMが扱うファシリティは第5の経営資源とも言われる。
従来からの運転監視や設備点検・診断、図面管理、保全計画といった設備の管理をはじめ、災害対策、エネルギー管理、オフィス空間の快適化・効率化、建設工事の管理、建物のリニューアル、移転、土地の有効活用などが含まれる。これらにより経費の節減、生産性の向上、業務効率の改善が図れ、施設・建物の価値を高めることができる。

1.オフィスビル

オフィスビルを探す祭に、ファシリティマネジメントを考慮した物件とはどんなものなのでしょうか。

1−1.立地に関すること

オフィス探しで一番の重要な要素になり得る立地ですが、単に駅近や利便性だけでなく、地域のイメージや歴史が社風にマッチしているか、写真のモチベーションアップに役立つか、創業地なども考慮する必要があります。

1−2.自然災害リスク

役所のホームページなどでハザードマップを事前確認することや、全面道路の広さなども確認しましょう。地域特有の自然災害(噴火、津波など)も考慮するようにしましょう。

1−3.治安リスク

ビル周辺の夜間の雰囲気なども現地にいって確認しましょう。またビル内のテナントもどのような会社が多いのか確認しておきます。

1−4.利便性のチェック

ランチなどができる店舗がどのくらいあるか、またコンビニや郵便局などにも気を配っておくとさらに良いでしょう。

1−5.建物のチェック

建物外観、教諭部、エレベーターホールなど自社の企業イメージに沿っているか、その建物や管理会社の質が社員のモチベーションアップになるのかなどまで確認します。

1−6.セキュリティのチェック

建物の夜間、休日の出入り方法や警備のルールなども伏せて確認します。

1−7.帰宅困難時の備蓄の確認

テナント用の備蓄庫が確保されているか、備蓄庫が1階にあるかなど細かいですがチェックしておきます。

1−8.非常時のインフラのチェック

停電時の非常電源が確保されているか、センサー式のトイレは電気が来なくなると使えなくなります。

1−9.天井照明は適切か

照度やグレア対策は講じられているか、照明周りのメンテナンス計画があるかなどを確認します。

1−10.空調機器は適切か

別々の制御装置でそれぞれの空調が操作できる制御区画は適切か、夏季の室内温度が28度を超えないように制御されているか、時間外空調の対応ができるかなど

2.ワークスペース

ファシリティマネジメントを実践する上でのワークスペースは経営者、社員のニーズを捉えてコンセプトにあったワークスペース作りになっているかを確認します。

2−1.ワークスペースの設計

組織が目指す目標を実現するためのゴール設定がされているか、フリーアドレスなどのコンセプトや人数、移転のしやすさなども考慮します。

2−2.ゾーニングの設計

業務効率を考えたレイアウト設計、ワークスペース以外の休憩所や、ミーティングスペースの位置関係が適切かなどまた将来の人員増加のための対応などが適切かどうかなどを確認します。

2−3.社員の心理を配慮してるか

省エネの設計がモチベーションを下げるような設計になっていないか、ホスピタリティを高めるような仕組みになっているかリフレッシュスペースが満足いくものになっているかなど社員の意見を取り入れて設計されているかも確認します。

2−4.内装の快適性

床材が滑りやすくないか、カーペットの場合歩きやすいものかあるいは配色なども適切かどうか気積はビル管理法で定められおり、10㎡/人以上が確保されているかなど

2−5.ファイリングリール

ファイリングルールが定められており、ルールに則ったスペースが確保されているか、顧客情報のセキュリティ面も十分に考慮されているかなど

2−6.入退室セキュリティ

接客スペース、エントランスから執務室にはいる際のセキュリティ対策は講じられているか

まとめ

ファシリティマネジメントと一言言ってもこれだけのチェック項目があります。一つ一つ確認していくのは大変作業になりますが、経営戦略として考えれば必要不可欠なのかもしれません。

 

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