ビジネスツールとしてのSNSとメールの役割

メールはビジネスツールとして、スタンダードなツールですが、SNSがトレンドとなっている昨今ではメールう機会も減ってきているかもしれません。

15 FEB 2016
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しかしビジネスの世界ではSNSを仕事の連絡手段として使うのはどうなのでしょうか?実際のデータから見ていきたいと思います。今後のビジネスツールとしての役割を見直す良い機会になれば幸いです。


はじめてのあいさつにSNSはNG?

仕事で初めての連絡、失礼だと思う手段の第1位は「LINE」(50.87%)
仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.33%)が最も多く、「電話」(92.67%)、「会う」(82.27%)と続きます。この並び順は、2011年から変わりません。一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われているソーシャルメディアは、仕事で外部の人への初めての連絡には避けたほうがよい手段だといえます。失礼だと思う連絡手段の上位は「LINE」(50.87%)、「Twitter」(41.73%)、「Facebook」(35.00%)です。
出典:http://businessmail.or.jp/

facebookなどでクライントと繋がったりすることはすでに当たり前になっていますが、facebookで特に始めてのあいさつをするというのはなかなか勇気のいつことかもしれません。やはり始めて挨拶する場合は実際に会って顔を合わせるほうが気持ちいいですよね。


メールの返信はどんな状況でも24時間以内に。

「返信が遅れてしまうことがある」のは7割以上
返信が遅れてしまう理由の第1位は「すぐに結論が出せない」(62.86%)
出典:http://businessmail.or.jp/

メールがすぐに返信できない理由に多いのが自分では結論がだせないことや、回答するのに何らかの理由で時間がかかってしまうなどが多いようです。返信遅れによるトラブルを回避するためはまずその旨の返信をしておくことも大切かもしれません。

自分のメールに自信がない?8割以上が不安を感じている。

7割の人が「自分のメールに不安を感じることがある」
不安に感じること第1位は「正しく伝わるか」(80.48%)
出典:http://businessmail.or.jp/

自分のメールの内容や、文章構成などが正しいかなど自信がなくなることはありますよね。特に取引先や目上のの人に送る特はなおさらです。こればかりは訓練しかありません。参考文章やネットなどできちんとした文章かけるように確認しておきましょう。

ビジネスメールで不快に感じたことがある人は4割

過去1年間で、ビジネスメールを受け取り「不快を感じた」人は4割
不快に感じた内容の第1位は「文章が曖昧」(31.38%)
出典:http://businessmail.or.jp/

ビジネスメールコミュニケーションの難易度の高さを物語る数字ですね。面と向かって会話しているわでではないので感情が伝わらない難しさがあります。なるべく曖昧な表現を避けてわかりやすい文章にする必要があります。

まとめ

ビジネスでのメールは頻繁に使われるツールににもかかわらず9割以上の企業が研修を行っていないという現状があります。なかなか正解もないものですが、失敗例や成功例を失敗例を共有をして教育するスキームを作っていく必要があるかもしれません。

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